Planning Board - Regular Meeting

Thank you all for coming. We have excellent participation for the meeting of 2026. Nous allons commencer par l'appel nominal. Evan ?

Je suis là.

Je suis présente.

Présent. Paul n'est pas là. David Erickson n'est pas là. Christian, moi-même, est présent. Chef Manardi ? Présent. Chef Mathieu ? Présent. David Robbins ?

Je suis là.

Et de l'école publique de Grafton ? Franck Rottel, présent. Très bien, nous avons le quorum et nous pouvons poursuivre. Cette réunion est hybride et je demande à toute personne du comité ou du public participant à distance, souhaitant prendre la parole, d'utiliser la fonction, lever la main. Je vous donnerai la parole le moment venu. Pour ceux présents dans la salle, je vous demande de venir au pupitre toute personne du public et d'indiquer votre nom et votre adresse pour le compte-rendu. Now I will give a brief overview of what the plan is, of what we are doing, of the way we are going to continue and of what is planned for the future. The city of Grafton and the Grafton risk attenuation committee are aware that an effective risk attenuation is a continuous process that requires implementation, evaluation and update of the attenuation plan and update of the attenuation plan. The city also understands the importance of integrating this plan into the director's plan, the emergency management plan, the site plan examination and other municipal operations and procedures. L'objectif est que ce plan et les efforts continus du comité préservent et améliorent la qualité de vie, les biens et les ressources de la ville. Le plan est déjà intégré au plan directeur et sert de référence aux fonctionnaires lorsqu'ils examinent des projets de résilience climatique. L'adoption du plan accroît l'éligibilité de Grafton aux subventions fédérales d'atténuation des risques. Ces subventions proviennent du programme de la FEMA. Pour des infrastructures et des communautés résilientes, BRIC donne la subvention. assistance to the attenuation of FMA floods, and subvention programs to attenuate post-disaster risks. The committee, under the direction of the Urbanism Service, meets every year to monitor and assess the plan and the actions that are related to it. At each meeting, members of the committee discuss actions that are assigned to them in order to ensure a constant progression of attenuation efforts, constant attenuation efforts. The status of each action will be documented during the meeting and a verbal trial will be established for the report, Lors de ces réunions annuelles, le comité évalue à la fois les actions du plan et le processus de planification. L'agence fonde son évaluation sur la question de savoir si les actions ont satisfait aux critères suivants. Accroître la sensibilisation et l'éducation du public et réduire les dommages causés par les risques. Mettre en œuvre les actions dans les délais impartis et respectés. Les estimations de coûts. Le comité doit documenter et communiquer ses conclusions au conseil municipal. Le comité impliquera le public dans le processus d'évaluation en organisant cette réunion publique annuelle annoncée pour examiner le plan et solliciter des avis. Lors de l'évaluation annuelle, le plan est mis en ligne pour être examiné par le public. Les commentaires et suggestions ont été envoyés directement aux services de planification ou seront soulevés lors de cette réunion publique. Conscient qu'il s'agit d'un document évolutif, le comité apportera des modifications après chaque réunion annuelle ou catastrophe si les conditions le justifient. Ces révisions reflètent les changements apportés aux priorités et aux stratégies de financement qui ont pu être mis en œuvre. Toutes les réunions futures seront ouvertes au public et le comité espère que l'implication du public dans le plan augmentera et se reflètera à l'avenir. Le comité annonce la réunion annuelle en la publiant sur le site web, à la bibliothèque locale, au centre pour personnes âgées et dans le journal. Aujourd'hui, nous mettrons à jour la fiche de suivi en temps réel et assurons le suivi auprès de MIMA concernant les demandes de révision du plan émanant du comité et du public. La fiche de suivi, les révisions du plan et le procès verbal de la réunion d'aujourd'hui seront finalisées et présentées au Conseil municipal pour approbation lors de leur prochaine réunion disponible. Ces documents seront mis à la disposition du public dans les dossiers de réunion du Conseil municipal et sur leur site web. Nous avons terminé cette part. So this is the last annual meeting for this version of the risk mitigation plan. At the end of the meeting, we will discuss authorizing the planning service to work on the plan update in a new version. So the next meeting will aim to discuss these updates.

Hello. Hello everyone.

Hello Tracy. At this stage, I will share the follow-up sheet. We will examine it. We have already received a lot of updates from the staff, so it is full. So it is full. If there are additions, comments, we can review them. But this will be the next step of this meeting. I will proceed to sharing. So we will examine each point. If there are additions or comments, we will integrate them. But once we have finished and approved it, this will be the main objective of what we are doing here. The first point is to identify and solve the problems causing floods on several streets. I received an update from the Public Works Service on this subject. Most of these streets are subject to continuous evaluation. ameliorations sont en cours sur George Hill Road et dans la zone de Main Street. Il y a des discussions actives avec le propriétaire, des ajouts à ce sujet.

Je pense que c'est là où nous en sommes.

Allons nous réviser cela pour retirer celles qui ont déjà été réparées. Pour une mise à jour.

I think they are all under surveillance, except for George Hill Road, who is actively in the process of improvement. And so, once finished, we will be able to withdraw it, if necessary, during the next update.

Yes, Westboro Road is an active file.

Then, we obtained the grant for redoing this intersection, where is the lookout for Big Bomet. It's not over, it's being actively... Améliorer. Le remplacement du couvercle a été effectué. Désigner un administrateur des zones inondables. Euh... Cela n'a pas été fait. Tu le sais maintenant, Christian. Nous verrons. Mais ce sera codifié.

J'aime ça. Nous verrons.

Nous devrons le codifier probablement dans le règlement de zonage lorsqu'il y aura des mises à jour requises quand la FEMA publiera ses nouvelles cartes des zones inondables. Je suis donc en contact avec le DCR. D'après les mises à jour de la FEMA, au cas où il y aurait d'autres commentaires là-dessus.

Je serai prêt à assumer ce rôle.

Pour le compte rendu, je vais l'inscrire ici. Apparemment, je ne suis responsable de rien. Attribué à Christian. Il a dit non. Très ici, c'est d'attribuer la tâche.

Excellent.

We just can't. We have to make sure that nothing is built in flood zones. But do you want to do it?

No.

Number 4, repair, fill and maintain the fire suppression basins. In the cisterns and peripheral areas having suffered forest fires and not served by the municipal water network. There are comments from the firefighters. Yes, there has been no change and we do not use them. There are comments from the Public Works Service indicating that it is done regularly. Every year. Evaluate the need and acquisition of a rescue vehicle for... There are comments from the police on this subject. Add-ons. Develop a debris management plan, according to them. Our notes and exchanges with BW, this is done informally and uses the available resources. Cela est fait régulièrement pour les débris végétaux. D'autres ajouts ou commentaires à ce sujet ?

Oui. Je sais que Westhaper a un plan assez solide. Peut-être pourrions-nous en obtenir une copie et la partager et la partager.

Inspector des bâtiments.

Pas mon nom spécifique. Je suis juste, c'est juste.

Améliorer l'éclairage. Je l'ai changé pour... Commissaire à la construction.

Merci.

Améliorer le système de protection contre la foudre sur le site du relais des communications. D'urgence de Norscraft. Concernant le centre régional de communication d'urgence, le WRIC, sur lequel nous travaillons avec Métro-Ouest, il existe un plan de communication et le système sera mis. Evaluate the need and the conversion options of the wireless emergency communication relays and implement them if it is advantageous and affordable. Same thing. Number 10. Inform residents and businesses about the hail and fire in Broussailles by focusing on the areas already affected by these dangers. It is noted that no data is currently available.

Exactly.

This remains unchanged. Number 11. Evaluate municipal buildings in non-armed masonry to detect structural defects. Repair if necessary to resist storms. There are comments, I contacted Tracy at the service of urban planning and the evaluation committee. Installations work on it. Prepare a report that will be submitted to the municipal council on August 25. This will serve as a basis for future work that will be evaluated by a structural engineer. Number 2. Evaluate, prioritize and install air conditioning in other schools. It was over.

Le lycée est climatisé. Le collège est climatisé. Je ne sais pas quand cela a été ajouté. Est-ce que les autres écoles concernaient le collège? Voyons voir.

Je crois qu'il y avait une note de l'année dernière indiquant que c'était terminé. Mais si vous avez des commentaires sur ce qui doit être fait, nous pouvons mettre « à jour ».

Pour l'instant, nous cherchons constamment des moyens d'augmenter l'utilisation des bâtiments en été. Mais nous n'avons aucun projet immédiat de climatiser entièrement d'autres bâtiments pour le moment. Nous essayons encore de nous remettre du dernier.

Moi aussi. J'en fais des rêves. Des cauchemars.

So there was a project completed in 2025 for high school and high school, which has air conditioning, but this is not the case for four other schools. Yeah, it's always exact, isn't it?

I mean, there are air-conditioned areas in these other schools, but not the entire building.

to improve the generator of the Graveton high school to offer better capacity for emergency reception. You have commented on this subject. Yes, we have no immediate project.

We have no funding for this. We recently, when I say recently, it's the last two months, have the existing generator revised because there were major problems and the bill was quite salty. So the generator is currently fully functional to its current capacity, but there is no immediate project for it. ajouter ou augmenter un générateur. Et je pense qu'en cours de route, la ville a noté qu'il n'était pas assez grand pour héberger un grand nombre de personnes en cas d'urgence.

C'est pour ça que je pense que j'avais ça en tête.

Ça aurait été utile. La dernière subvention. Quand elle arrivera.

The last step. No, not the part about the generator. We removed it. The echo stopped. So that's why I remember you saying, oh no, the generator, the generator is fine. But that's where the idea comes from.

But I didn't know where I was getting this from. But say, oh no, it works. Well.

So two weeks later, our meeting, yes, the generator gave the blade. So we had to repair it.

J'essayais, vous savez, à cause de la compression budgétaire, de trouver des choses à réparer, mais je m'en souvenais vaguement. Voyez-vous, je ne savais même pas que vous n'aviez pas soumis vos rapports à ce moment-là, mais je me souvenais vaguement qu'il était question du générateur du lycée qui avait besoin de financement. Donc, c'est de là que me vient cette idée.

Dans quelle mesure est-il fonctionnel ?

There is a report that was made before my arrival that showed that it would not allow to acclimatize. I think it's the gymnasium at a level sufficient for a space of emergency.

That's what I was checking, exactly. Okay.

Yes.

Thank you.

So my problems with the English language, I should say, caused delays. Yes, just some changes at Tufts, they now have a new...

Emergency. A new doorman, a new coordinator, a new manager of the management of the facilities. And the laboratory of biology has undergone a lot of leveling. And I believe that their new contractor that they use has arrived. So they change all the time. It is therefore difficult to follow the pace when we look at it more closely.

So have we asked for the protocols? Where are we supposed to provide them? Qu'est-ce que pouvez-vous relire cette ligne? Parce que je ne peux pas l'aller redessiner. Service des pompiers.

Envoyé au Labo Bio.

Envoyé. Plan d'évacuation du Labo Bio. Nous l'obtenons de leur part pour les services d'urgence.

Parce qu'ils sont une agence distincte.

Oh, donc les Colteufs c'est censé l'envoyer aux pompiers. D'accord, j'ai compris.

And part of that was, as I said, this is our last meeting for this plan. We will determine once the update is made, what must be kept for the next version, what is finished and will be removed, or what must not be pursued. But it will also be for the next iteration of this plan.

A question on the fire plan of the laboratory, of biology. Can we make part of the permit process so that they can supply it if it is something difficult to obtain?

Not difficult. It's just that it changes there. Okay. You agree with that?

I agree because every time they rent the space or pass contracts with different laboratories to use the space.

And every time they arrive, they do something else. So that changes everything, changes the plan. I mean, as far as an evacuation is concerned, you know, it's very good. Everyone has to leave and you have to go to certain places, but depending on what they're working on, it changes things. It changes things.

The building hasn't changed. So we're very You've done that several times, haven't you? It's just that what's involved in it...

Number 15 is to examine the evacuation potential of North Grafton Primary School on Waterville Street on Waterville Street. Uh, the past of security models. I think that's what it is. It's the field you told me about the other day. Oh, is that it? Yes. There are comments from the conservation here and from the police department. Let's talk about the feasibility of what this would imply. Other comments or additions? I can read them.

Read them. I need to see them.

On the part of the conservation, there are areas of humble resources that should be crossed by the road. This does not automatically make it impossible, but a passage should be designed to respect the standards according to the level of use expected. If this had to evolve towards a road that is entirely curtailed for the access of emergency vehicles, it could become prohibitive in terms of costs. And on the side of the police, following several interviews with the stakeholders, the project is simply not feasible due to the distance, the terrain, the geography and the cost, among other concerns. I agree with the remarks of the police department on this subject.

I would also like to note that During our discussion and when we stormed the area, it was a question of evacuating the children who had the mobility necessary to get out on their own. And I could simply not support a plan that would not also include children with reduced mobility.

May I ask? What else? Si ce n'est pas cela, quelles autres mesures d'atténuation pouvons-nous mettre en place ? S'ils doivent évacuer et qu'ils ne peuvent pas emprunter Waterville Street ?

Je ne suis pas sûr.

Je veux dire, à part... Faut trouver une solution, quelque chose doit être atténué.

Je veux dire, nous avons parcouru toute la propriété. Si c'est... A good kilometre. And unless it's snowing.

Unless it's snowboarding and snowboarding, Cathy. I know. It's just that we were talking about making them go on foot and using quads to transport them. And it's not snowboarding, it's just walking and quads for those who are in low mobility. So, all I want to say is that we need to find a way to ease the problem. And what about others? What about others?

Well, yes. I wonder, like you, when we can't use Waterville Street, what is the plan when you can't use North Street for this school? What is the plan if you can't use Millbury Street for this school? Why couldn't we use Waterville Street? Because of propane, potentially, right? Tout tourne autour du propane. Et même pour cette zone, je me souviens l'avoir parcouru avec Paul également. S'il y a du propane dans cette zone, il risque de stagner dans ce marécage que nous devons traverser. Donc ce n'est même pas une bonne idée si vous ne pouvez pas.

C'est pour ça que vous parliez d'un terrain plus élevé.

Oui, mais vous devez traverser le terrain bas pour atteindre le terrain haut et sortir de là.

Je ne sais pas. J'essaye juste de dire qu'il faut trouver une solution s'il y a un défi qui pose problème. North Street n'a pas ce problème. Le lycée n'a pas ce problème. Donc nous devons trouver quelque chose. Je sais que ce n'est pas prohibitif et nous cherchons quelque chose de peu coûteux, mais... Je suis désolée d'être pointilleux là-dessus, mais il faut vraiment qu'on trouve une solution. Si ce n'est pas ça, alors quoi?

Il n'y a pas de réponse. A vos souhaits.

Merci.

D'accord. Donc, aller à la source, tout ça.

Je veux dire, je ne m'y connais pas assez en gaz propane. Genre, on resterait certainement confinés si on ne pouvait pas accéder à Waterville Street, mais...

Et ce serait dans la zone d'explosion si jamais ça arrivait. Comme des dégâts.

So we go back to the source. I guess it's our attenuation measure. It's not easy.

The CESE to improve access to shelters and other municipal services. Evaluate the use of cyclable infrastructure for complete streets and improve access to centers for seniors. There are two subsidies from the urban services for which we expect the approval of attribution for La partie de Grafton. De la piste cyclable de la rivière Blackstone. Et il y a aussi une autre petite subvention pour l'éducation et les événements liés au vélo. T'as un travail en cours actuellement. Et pour les rampes, il y en a une en construction en ce moment, je crois. Et il y en a-t-il une autre en attente de construction ? C'est bien ça ? Près de la salle Bollac.

You can. I don't know if you want to note it or not, but... We have the subsidy for the bike lane, but most of it is over with Main Street because a bike lane has been added.

So it's a bit of a bonus, but we have created a lot of access for bikes.

Midbury Street too.

Hence the passage of the Mass Challenge by Grafton now.

Painting sidewalks. Main Street and Pleasant?

Ah yes.

I told you about it.

Yes, you did. Of course. You really did.

They were almost invisible. At some point.

17. This one.

D'après les précédentes a été complétée l'évaluation de l'utilisation du sous-sol du centre municipal comme abri d'urgence.

Ce n'est pas possible.

Et c'était horrible là-dessous. Ça ne figurera plus dans la prochaine version.

Qu'entendez-vous par « ne figurera plus dans la prochaine version » ? Moi, ça ne peut pas être retiré maintenant. Parce que nous ne l'avons pas fait. C'était lors de la dernière fois, n'est-ce pas ?

Well, this is determined. This is the last update. And the next time this committee will meet, it will be essentially to create a new one in the context of the update. So it's essentially over. I suppose we could call it that. Eliminate the floodplains of the Ripple Lake and the Arvets estuary. The work has been carried out on this subject. Would you like to add additional comments?

Hmm, I don't know about the Harvey time, because it's the DCR that takes care of it, but we are currently working on the Fisherville time. Hmm, and the Ripple lake only has a small area that we will tear down, by hand, in the future.

Okay, the last one. Hmm, improve resilience to the risk of historical properties. Ask to create a list of the most vulnerable historical resources, to the natural risks identified, as well as potential improvements, and request Subventions for the maintenance of historical properties identified. Work has been done on this in the past. There are no specific subsidies in the process of requests currently, but the urban planning service works continuously with the historical commission in the case of their designation. The most recent work concerns the subsidy for the preparation of municipal vulnerability in order to create a new plan that should be completed in 2027. D'autres commentaires là-dessus... Que sommes-nous censés faire avec ça ?

Alors, quelle est la portée de... de ce travail ? S'agit-il des propriétés historiques de la ville ou de toutes les propriétés historiques de la ville ?

Je crois comprendre que c'est dans la ville qu'il y a... a certain number of properties designated as historical by the historical commission for which subsidies must be constantly asked. I am not aware of any current subsidies, but it is a priority of the service to really do it and to work with the two existing commissions. So there is no specific risk identified. It's just a little general.

I like the maintenance part, the maintenance part of the properties. So what would the subsidies be? Are there any subsidies for the maintenance of historic buildings? Like restoration work?

I don't know exactly which ones exist, but as soon as they appear, the Urbanism Service will make the request.

When does your last communication with one or the other Commission end?

In May or June, I communicated with them about a report on the suspension of historic demolition that has just been carried out by the CMRPC. So, my last communications, but...

They should focus on obtaining subsidies to achieve this point.

Yes, it is currently one of the projects of the department within their commission. No, in the Department of Urbanism. Yes, so that, my communications... Are they collaborative or not? Or are you doing it yourself? It hasn't been launched yet since I arrived, apart from the fact that I made contact with them, but prioritizing a specific grant has not yet been done. But when they will introduce themselves, but when they will introduce themselves, I will bring it during their meeting to discuss plans to implement.

They would probably love that.

Hum, donc nous avons terminé la feuille avec les ajouts. Je n'ai reçu aucun commentaire public sur la feuille de suivi. Hum, y a-t-il des commentaires publics sur Zoom ou dans la salle ? Quelqu'un ici ? Donc à ce stade, je demande une motion pour approuver un... Les mises à jour de la feuille de suivi. Approuvé.

Appuyé.

Tous en faveur. C'est unanimé. Dave est-il un membre votant ? Donc, en théorie, nous devons faire cela par appel nominal, car nous avons un membre qui est... Qui d'autre vient d'apparaître ?

C'est Franck.

Je n'arrivais pas à caméra. Il vote deux fois.

Donc vous voulez quelques votes alors ?

Faire un nominal. Votez tôt, votez souvent. Evan ?

Wait, he wasn't paying attention. He's playing Tetris.

Paul isn't here. Dave isn't here. Christian is here. Chef Manardi. Chef Mathieu. Chef Robbins. Printed. Unanimity.

That's it. Um, you too?

You're not in a good mood.

Oh, okay. I'm going to say that you forgot me on your list. I'll put you on the next one. What do you mean by nothing?

Okay. I received a comment for revision of the plan that I would suggest to incorporate in the next version concerning the way in which the Department of Health is identified in the plan. That was the comment I received.

Yes, it's just that we have changed the structure since. So, we just have to make sure to note that we have a new name and that it's based on Shaftesbury instead of Worcester. Instead of Worcester.

J'ai reçu un commentaire public qui n'est pas vraiment une révision du plan, mais sur la manière dont le plan sera révisé et mis à jour à l'avenir. Il y a une inquiétude concernant les fonds à utiliser. Mon commentaire là-dessus est que nous identifierions des fonds de subvention. Subvention. Travaillons avec le CNRF. Ils ont identifié une version, mais ce serait la source pour mettre cela à jour.

Quel était le commentaire ? Le commentaire du public.

Le commentaire était spécifiquement de privilégier une mise à jour du plan en interne, sans consultant, pour éviter des dépenses inutiles. En substance ?

Nous n'avons pas payé de consultant hier soir, n'est-ce pas ? N'était-ce pas le CMRPC ?

VHB. Je ne sais pas quel fonds a été utilisé, mais VHB a bien finalisé le plan. But the only identified funds would allow the Urbanism Service to find subsidies to end this. So, at this stage, I'm looking for a motion to approve the revisions of the plan.

I think Cathy proposed.

We're going to do the nominating vote. Les... Cathy. Paul n'est pas là. Dave n'est pas là. Christian. Qui est-ce ? Vous dites Dave. Erickson.

Erickson.

Dave. Désolé.

Mon nom Dave est ambigu ici.

Dave Robbins. Je... Chef Bernardi. Chef Mathieu.

Franck.

Nous y sommes presque. Now we will vote to submit the plan and the follow-up sheet with the additions to the municipal council for approval. You vote. Christian for Chief Bernardi. Chief Mathieu. Dave Robbins. Et le dernier vote attendu consiste à demander aux services d'urbanisme d'initier le processus de mise à jour conformément au plan. Cela doit commencer un an avant la date d'expiration du plan actuel, soit janvier 2028. Nous allons commencer. Nous approuvons cela maintenant pour être prêts à débuter à temps.

Proposition appuyée.

Nous procédons au vote. D'accord. Christian for Chef Manardi. Chef Mathieu. Dave Robbins. Okay, we did it. Fantastic. I'm looking for a motion to raise the session. It's proposed.

Who opposes? Third, fourth.

Claire.

Cathy.

Christian. Bernardi. Mathieu. Dave Robbins. Good. La séance est levée.