City Council - Special Meeting

Okay, I want to open this extraordinary meeting of the City Council of Cleveland Heights. It's Tuesday, September 16th. 15th, 15th. Right. 15th, thank you. It's 5.32 a.m. I'll read it out loud. City Councilor Whitfrey. Councilor Kuda is here. City Councilor Koch. City Councilor Colvin. City Councilor Stone. Vice-President Larsen.

Yes.

Okay. And, uh, City Councilor Pausch is on vacation. Uh, okay. So we have an ordinance in front of us. It's the ordinance 174.26. Come on. An ordinance that empowers the mayor. An amendment of the design picture contract with the LKA Team Inc. for the renovation project of the Kane Park Toilets and to explain the necessity that this legislation as an emergency measure immediately comes into force. Herr Bürgermeister, ich weiß nicht, ob Sie möchten, dass die Mitarbeiter dazu sprechen?

Ja, danke. Ich denke, dass Direktor González beginnen wird. Außerdem haben wir hier unsere Finanz- und Rechtsdirektoren, die an diesem Projekt gearbeitet haben und dazu beitragen können. Ich wollte nur darauf hinweisen, dass es heute Abend ein zweites Gesetz gibt, die Verordnung normter, normter, 175, 26, 26. Darüber spreche ich gerne, wann immer Sie möchten.

Okay, sehr gut.

Das ist nur ein Begleitdokument, nämlich die Mittelzuweisung.

All right, thank you very much. Director Gonzalez, would you like to speak?

Sure, can everyone hear me? Yes. Very, very good. Well, City Council, thank you very much for inviting me tonight. I'm sorry I couldn't be personally present, but I have to fulfill my duty to the City Council tonight. Your Brooke Parker. Thank you very much for letting me participate in teams. Wir freuen uns sehr über dieses Projekt, das hier vorangetrieben wird, zusammen mit all den Aktualisierungen, die im Coon Rapids Park stattgefunden haben. Das ist einfach eine weitere großartige Bereicherung, auf die die Stadt stolz sein kann. Wir haben viel Geld in das Coon Rapids Park Performance Center investiert, indem wir das Performergebäude und die Verwaltungsgebäude modernisiert haben. Wir haben auch einiges Geld in die Modernisierung des dort vorhandenen Soundsystems gesteckt. Außerhalb des Parks haben wir auch einiges Geld in die Renovierung der vorhandenen Tennisplätze investiert. Natürlich auch die Solstitze-Stufen, die ADA-konformen Spitzkernrampen. Wir haben also viel getan und bald wird es auch einen Skatepark geben, der hier ebenfalls sehr bald entstehen wird. So we did a lot to beautify the park, and that's just one more step we're taking to beautify the park for two different reasons. Of course, these bathrooms are very old and ancient. If you visit them, I'm sure you'll agree that you can afford a complete renovation. So we're going to do two things. First, we're going to make them beautiful. Wir werden sie hübsch, modern und mit neuen Armaturen versehen. Darauf können die Bewohner stolz sein, wie ich bereits sagte. Und zweitens, und das ist das Wichtigste, modernisieren wir diese Badezimmer, damit sie den ADA-Richtlinien entsprechen, der... Ich bin mir nicht sicher, ob viele von Ihnen es wissen, aber im Laufe der Jahre hat die Direktorin Hanna etwas dazu sagen können. Im Laufe der Jahre haben wir mehrere Klagen erhalten, sei es wegen der Toiletten im Künstlerzentrum oder auf den Tennisplätzen. Da sie nicht ADA-konform sind, haben wir mehrere Klagen erhalten und mussten dafür Zahlungen leisten, leisten. Dies wird uns vor allem dabei helfen, die Vorschriften für alle diese Toiletten einzuhalten. Wir haben also etwas, auf das die Bewohner stolz sein können. Sie sehen gut aus, aber am wichtigsten ist, dass sie uns auf den ADR-Standard bringen, den wir benötigen. Bei einigen dieser Projekte, selbst wenn wir in Evans West einsteigen, werden einige der dorthin führenden Wege ersetzt und einige Rampen gebaut, die zu den Toiletten selbst führen. So that's a big project for us, but it's something that the residents will be very proud of. The people who come to Camp Park will be able to use these toilets and don't have to worry about freedom of movement or ask themselves how they can get into their wheelchair or how they have to climb stairs that they shouldn't actually climb. And we're just very grateful for this opportunity. Wir haben unsere Sorgfaltspflicht bei diesem Projekt erfüllt, als es um die Ausschreibung ging, bis zu dem Punkt, an dem wir, wie Sie wissen, eine außerordentliche Sitzung einberufen haben. Aber die Zeit ist von entscheidender Bedeutung, weil wir so lange gewartet haben, um Angebote einzuholen und die Kosten zu ermitteln. Wir haben einen externen Analysten und Finanzanalysten hinzugezogen, um das zu prüfen, und sie sind zu dem Schluss gekommen, dass wir hier ein ziemlich gutes Preis-Leistungsverhältnis bekommen. And we were able to lower the price a little bit. So overall, I think it's a great project for the city. That's how we keep the regulations in place. And as I said, it will be something that the residents can be really proud of. And in that sense, I give the floor to Director Brzezinski or Director Hanna. If you have any more comments.

So, um, let me ask the Director of Justice first. I mean, should we ... ... just treat this like a board meeting and discuss the topic, or do we have to have an application before we consult?

I mean, if this were a regular council meeting, I would probably get an application and a second one if that's the case, and then you can carry out a comprehensive consultation.

Okay. So, um, that ... Not for approval. Es geht nur darum, eine Diskussion anzustoßen. Verstanden.

Informationsfrage?

Ja, bitte.

Erlaubt uns, eine emotionale Diskussion noch Fragen an die Mitarbeiter zu stellen.

Ja.

Danke.

Gibt es also einen Antrag, dies weiter zu verfolgen? So beschlossen. Unterstützt. Der Antrag wurde gestellt und unterstützt. Gibt es eine Diskussion? Das hoffe ich.

Als die Verwaltung dies gestern in unserem Gesamtausschuss vorstellte, bezog sich meine Frage auf die Umverteilung der APA-Mittel. Nach meinem ursprünglichen Verständnis aus einem Bericht, den wir vor einiger Zeit über die APA-Mittel erhalten haben, sollten alle APA-Mittel bis zum Jahresende ausgegeben werden. Daher wäre ich für eine Erläuterung dankbar. Ich bin mir nicht sicher, wer die richtige Person in der Verwaltung ist, um zu erfahren, was mit den APA-Mitteln geschehen ist, sodass sie für diesen Vertrag neu zugewiesen werden konnten.

When some of these orders were put together, we spoke of the end of 2024. That doesn't necessarily mean that the costs will be identical at the end of a project. So if you look at the different projects, you can say that what was originally booked will be compared to what we no longer spend, because the project is over. This made it possible for us to renew all bathrooms in 26. Instead of possibly re-budgeting for 27 higher costs. So we actually see it as a bonus.

What was talked about? I know that some of the answers to inquiries from residents about the programs for external repairs of houses and other programs that were financed with APA funds were that these programs were now closed because the APA funds were completely used up. Were there any discussions within the administration that this was another possible use, or what considerations were made to assign the money to this project and not to other programs funded by APA?

The finance department tried to understand where the individual projects were, and they were recently made aware that some of these things were less costly than expected. Diese Arbeit muss vor Jahresende erledigt sein und Projekte mit Verwaltungsaufwand dauern naturgemäß länger, bis sie verteilt werden. Daher würde ich, obwohl ich nicht speziell über dieses Projekt nachgedacht habe, nicht empfehlen, dort Geld zu investieren. Ich denke, es ist einfacher für uns, das Geld dafür zu verwenden. Es ist etwas, das wir sowieso vorantreiben wollten und wir können vermeiden, allgemeine Haushaltsmittel dafür zu verwenden. Even if we were to look at all the different options, I would recommend doing it here if it is to be done here.

Okay, thank you. That's actually a good transition to my next question. As far as I know, the original $400 and a little more were based on an amount of APA dollars that was originally intended for it, but had nothing to do with the actual contract or the costs of attacks or the technical work involved in the project. So my question is whether there will still be funds from the general fund that will have to be used for this adjustment of the APA dollars, or will the entire maximum contract amount of 1,000, 1,000, 1,000, 1,000, 1,000, 1,054 dollars be covered by APA dollars?

You're right, all APA dollars will be used.

Those are my questions. Thank you.

When the Regulation 266.2.2024 was approved in December 2024, I am only trying to get a feeling for when the Council may have seen and approved the actual designs for this project. Understood. I mean, this is currently the approval of the financial agreement, but I'm just wondering if there was an approval of the project parameters and its description at a certain time. So please.

Ich wollte gerade sagen, dass das, was Ihnen im Moment vorliegt, meiner Meinung nach die Genehmigung ist, einen Designbildzusatz zum Vertrag abzuschließen und nicht das finanzielle Manöver, das der zweite Gesetzesvorschlag ist.

Hat der Rat das Projekt jemals vom Designstandpunkt aus gesehen? Wie viele Toiletten gibt es? Wie sieht es aus?

Ich glaube nicht, dass Sie es gesehen haben. There was in advance discussion about the scope of the project, namely all toilets in Caine Park next to Caine Park. This is the scope. To return to the statement of City Councilor Kohl, the original amount that was used for the issuance of a design picture company was $ 250,000. At that time, it was assumed that the council from April 2021 When the funds were announced, the determination of the funds for APA money was made available until we suddenly found ourselves again at the end of 2024 and had to ensure that everything was granted and the corresponding funding projects were granted. When this process was about to end, funds were identified that had not yet been granted at this time in November. It was 250,000 US dollars. When the order was approved and then the only responsible design and construction company was handed over, the available amount was $ 475,000. However, as Stadträtin Kohl emphasized, it was the remaining amount of money and not an estimate of the costs for the realized toilets. And so the city has been of the last year and the 19 months, however long it may be, worked together with the contractor to be able to finalize all contract details for the work. Then the scope and designs were developed and some decisions made about it. Only the ADA conformity should be achieved. This could lead to these facilities becoming inaccessible. and have to be properly arranged to ensure free space. Theoretically, you could put washbasins and toilets, put holes in floors and walls and leave it there and still achieve ADA conformity. However, the administration was of the opinion in this period that this was not the right way. You should rather tackle the problem, use nice surfaces and try to make this both an improvement project and an ADA conformity project.

I am Nekon for that. I just wanted to know if the council has ever seen what it is, how many bathrooms there are and what we actually approve.

Yes, and I have a picture of it. This is from last December. It shows separation walls made of stainless steel, toilet paper holders made of stainless steel and so on and so on. But I can make enough copies so that the council can look at them. Und ich möchte noch etwas hinzufügen, das ist nicht etwas, das dem Rat mitgeteilt werden sollte. Das haben wir einfach nicht getan. Normalerweise gibt es Gesetze, die den Bürgermeister ermächtigen und anweisen, eine Vereinbarung mit jemandem zu treffen. Und dann werden die Einzelheiten nachträglich ausgearbeitet, nachdem ein Vertrag unterzeichnet wurde, nachdem ein Vertrag mit wurde.

Ich sage, ich stimme dem Projekt zu. Ich versuche nur zu verstehen, worum es geht. Okay, danke.

And as Director González, I think, already mentioned, there is also a re-evaluation of the reconstruction of ramps to some toilets, all these things to improve the adherence to the ADA regulations. All in all, Gibt es ein Dutzend neue Toiletten, 13 Urinale, 15 Waschbecken, 4 neue, den Außenanforderungen, entsprechende Trinkbrunnen, den Austausch von fast 3, Dutzend Beleuchtungskörpern, Lichtsensoren, Anwesenheitssensoren, neue Hohlmetalltüren, wieder neue Toilettenkabinen, langlebig, aus Edelstahl, hochwertig. The city has not done that for a few generations. So the idea is that they will hopefully last a long time if we go on like this. The rooms are painted, the floors are coated with epoxy resin and the walls are also cleaned and repainted.

Yes, I will call on Vice President Larsen right away. I thought I was of the opinion that floor mats don't belong. Now I see that floor mats belong. Yes. Okay. I understood that.

Vice President? You might think, I don't know. There were discussions about foothills and the impact on budgets and so on. Okay. That's what they thought.

Vice President Larsen.

I just wanted to know if the cost exaggeration or the unexpected increase in sanitary costs leads to the fact that, in the long run, we are also improving the infrastructure of the toilets in Cane Park because they are old and the pipes there were probably not tight. Is that a reason why the costs for the sanitary facilities were higher than expected?

I don't know exactly from the point of view of the legal department, but I think the explanation we got was that it is a lot of facilities, but not a huge order for sanitary facilities in shopping centers. The costs for the sanitary facilities are high and small are in demand. This is the area in which, in my opinion, the use of the information we have received from a construction cost assessor comes to bear. This said that these costs to surprise the city were only moderately high, maybe 10% higher, hard to say, but they were of the opinion that it was worth it to rethink the installation again and to get new offers. So the city worked with RKA together, they got new offers in and the costs fell by about 7.5%, so about 75,000 dollars. Thank you very much.

Can you say something about this topic? I mean, which topic? Just so I know. Okay, very good. I just wanted to make sure. I just noticed that we usually get public comments before we...

But usually not at a special session.

Right. But I would probably allow it. Okay. Any more questions and comments? Yes, please. Short question.

I don't need it tonight, but can we get a list of all the ARPA dollars in the near future that were spent in the Cane Park and then a list of what was spent in the other parks? Hey, I'm just looking at the original ARPA legislation.

Just so you know, we'll do that on Tuesday. Okay.

Hopefully we can do that on Tuesday.

But you ask something specific.

Well, I know that according to the law we have provided $340 for park improvements in the parks Cane Park, Denison Park and Forest Hills. And especially for the Cane Park it was $2.4 million. Und dann gab es noch weitere 500.000 Dollar, die für zusätzliche Verbesserungen in allen Parks ausgegeben werden könnten. Ich weiß nur, dass wir die Sitzplätze austauschen, das Dach reparieren lassen und die Ton- und Lichtanlage modernisieren mussten. Ich möchte nur genauer wissen, wie dieses Geld ausgegeben wurde. Vogeldirektor Brzezinski stammte. Das gesamte zusätzliche Geld für dieses Projekt aus anderen abgeschlossenen Projekten, die unter den Schätzungen blieben, oder gab es ursprünglich geplante Projekte, die nicht zustande kamen? Wir hatten einen Berater, der uns half, die APA-Landminen zu umschiffen, da sie sich ständig änderten. Tja. Es könnten noch ein paar tausend übrig sein, um das abzuschließen. Also habe ich den Betrag gekürzt. Okay, es wird nicht mehr als das sein. Wir werden also mindestens Einsparungen von X haben. Ist das also schon vollständig bezahlt? Nein. Der Großteil. Ein Teil davon wird erst ganz zum Ende des Jahres vollständig bezahlt sein. But our goal is to pay it all off and, if possible, to get $0 back. But the total difference between what was originally approved and what is now proposed was found to be that the project was stopped halfway and they said, we're done. That's right. That was my question. All right. Are there any more questions or comments from the council?

I think we should have a unanimous vote, because I don't want to assume that everyone is calling. So, Vice President Larsen?

Aye.

City Councilor Stone? City Councilor Kohn?

Aye.

City Councilor Kopp?

Aye.

City Councilor Witfurte? Aye. And City Councilor Kudrow votes? Aye. The application has been accepted. Dr. Radkopp, can you read the next application? I don't have it in front of me right now.

I have it.

Oh yes, please.

This is Ordinance No. 102-725-2026, first reading, for admission. An Ordinance on the change of certain sections of the Ordinance No. 241-2025 and subsequent changes to the Ordinance in relation to funds and other expenses of the City of Cleveland Heights, Ohio for the end of the year on December 31, 2026 and for the explanation of the need for this legislation to be immediately effective as an emergency measure. In order, thank you, City Councilor.

Do I have a motion?

So be it.

In Ordnung, der Antrag wurde gestellt und unterstützt. Gibt es eine Diskussion? Okay. Ja, Vizepräsident Larsen.

Danke. Ich möchte nur sagen, dass die letzten 48 Stunden für uns, für die Räte, noch ausstehen. Ich spreche für mich selbst. Obwohl es mich beunruhigt, dass wir die gestrige Sitzung absagen mussten, weil das Gesetzespaket noch nicht fertig war und wir diese Gesetzgebung erst heute Morgen Um 11.15 Uhr erhalten haben, werde ich dafür stimmen, dieses Projekt im Kingpark zu Beginn und abzuschließen, damit die Arbeiten bis zum 21. Dezember abgeschlossen werden können und die Gelder vor dem 31. Dezember, dem Stichtag für die APA-Ausschüttung, ausgezahlt werden können.

Es ist äußerst wichtig, dass wir diese Frist einhalten, damit wir keine Gelder an die Bundesregierung zurückzahlen müssen.

Daher werde ich bei diesem Gesetzentwurf mit Ja stimmen.

In Ordnung, vielen Dank, Frau Vizepräsidentin. Gibt es weitere Kommentare oder Fragen aus dem Rat? In Ordnung, alle dafür?

In Ordnung, wer dagegen? In Ordnung, dieser Antrag ist angenommen.

Präsident Kudrow, ich könnte nur noch eine zusätzliche Anmerkung machen. Ich bin mir nicht sicher, ob der Vizepräsident des Rates darauf hinaus wollte, aber ich wollte meinen Frust mitteilen. Ich verstehe, dass dies überstürzt geschieht, da wir viele Fristen einhalten müssen, sei es beim Bau oder bei der Verbindung der APA-Mittel. Aber wir haben die Informationen erst am Vormittag und erhalten das Memo dann erst kurz danach. Dabei hätte diese Sitzung gestern stattfinden sollen, doch vorher hatten wir keine Informationen. Es ist einfach weiterhin frustrierend für mich, da ich alle diese Rechtsvorschriften ordnungsgemäß beurteilen, Fragen stellen und die Mitarbeiter der Verwaltung tatsächlich Zeit haben möchte, unsere Fragen zu beantworten. Das wollte ich also zu Protokoll geben. Vielen Dank.

Comment. Gibt es noch weitere Fragen oder Kommentare vom Rat? In Ordnung, dann muss ich nachsehen, wie spät es ist.

Ich glaube, es ist 17.50 Uhr.

Ich werde diese Sitzung um 17.55 Uhr vertagen und wir werden um 18.00 Uhr zur Wohnungsbausitzung wieder zusammenkommen.